Dokumentációk a gépek jogszabályai alapján

Gépek megfelelőségének gyártói tanúsításához szükséges dokumentációs kötelezettségeket, mind a gépekről szóló 2023/1230 EU-rendelet, mind a 2006/42/EK irányelv tartalmuk tekintetében is, a megfelelőség részeként, részletesen meghatározzák. A jogszabályok a gépekhez, valamint a részben kész gépekhez szükséges dokumentációkat két részre bontják.

Az egyik a Műszaki Dokumentáció, a gyártó saját belső dokumentációja, ez tartalmaz lényegében minden tervezési, gyártási, belső ellenőrzési folyamatot a legutolsó műhelyrajzig és szoftverrészletig. Tartalmaznia kell például az összes mérési, számítási tervezési eljárásokat, esetleges akkreditált tevékenységeket, hatósági eljárásokat, engedélyeket is, de például ennek része a kötelező gyártói kockázatfelmérés is. A gyártó, a Műszaki Dokumentáció segítségével tudja igazolni a jogszabályokban megkövetelt biztonsági és egészségvédelmi követelményeknek a forgalombahozatal időpontjában történt teljesítését, valamint ez alapján tudja fejleszteni, javítani vagy akár reprodukálni az adott terméket. Tehát ezzel tudja adott esetben azt is igazolni, hogy a gépen lényegi átalakítás történt, a tanúsított megfelelőségi állapothoz képest. Ezt nem köteles átadni a Felhasználónak, saját tulajdonát képezi, erre a jogszabály tíz éves megőrzési kötelezettséget határoz meg. Kérésre, hatóságok részére rendelkezésére kell bocsájtani, a gyártónak együttműködési kötelezettsége van. A Műszaki Dokumentáció nyelve, gyártói döntés alapján tetszőleges, mivel saját dokumentációja, nem feltétlenül azonos a Felhasználói Dokumentáció nyelvével, amit a forgalombahozatal, illetve üzembehelyezés helye határoz meg.

A másik a Felhasználói Dokumentáció, azaz Használati Utasítás, vagy Gépkönyv, részben kész gépek esetében Összeszerelési Utasítás. Minden gépet el kell látni azon tagállamban használt hivatalos közösségi nyelven írott Használati Utasítással, ahol a gépet forgalomba hozzák és/vagy üzembe helyezik. Ha az eredeti Használati Utasítás nem ilyen nyelvén készült, akkor a fordításáról a gyártónak kell gondoskodnia és az eredetit is mindig mellékelnie kell. Szerepeltetni kell rajtuk az „Eredeti Használati Utasítás” vagy az „Eredeti Használati Utasítás fordítása” szöveget. Fordítani mindig csak az eredetiből lehet, tehát már lefordított Használati Utasítást nem lehet tovább fordítani. A jogszabályok lehetővé teszik az elektronikus változatok rendelkezésre bocsájtását is.

A Felhasználói Dokumentációnak definíció szerint tartalmaznia kell minden szükséges információt és felhasználói tevékenységet, ami a rendeltetésszerű és az észszerűen előre látható rendellenes használathoz kapcsolódik. Szükséges tájékoztatás a gépről, felépítéséről, az alapanyagokról, termékekről és működési folyamatokról. Tartalmaznia kell gép függvényében az össze-és szétszerelési eljárásokat, üzembehelyezést. Mindenképpen részletes információ kell az energiaellátás és energiamentesítés folyamatáról, valamint a meglévő biztonsági berendezések működéséről, kezeléséről. A tartalma tehát géptől függő gyártói döntés, ebben kell szerepelni például az alkalmazott szabványoknak, meghibásodás vagy baleset esetén szükséges eljárásoknak, felülvizsgálatoknak, használandó egyéni védőeszközöknek, karbantartásoknak, tartalék alkatrészeknek, kapcsolási rajzoknak stb. De természetesen a Felhasználói Dokumentációnak tartalmaznia kell információkat magának a dokumentumnak a használatáról és az abban szereplő jelölésrendszerről.

Nagyon fontos, hogy a Felhasználói Dokumentáció része az EK-Megfelelőségi Nyilatkozat vagy EU-Megfelelőségi Nyilatkozat, részben kész gépek esetében EU-Beépítési Nyilatkozat. Nyelvükre a fent leírtak érvényesek és ezeken is szerepeltetni kell az „eredeti”, illetve az „eredeti fordítása” megjelöléseket.

A gyártó készíthet, amennyiben indokolt, kiképzett szakszemélyzetnek szánt javítási, karbantartási vagy egyéb speciális leírásokat. Ezek nyelve a személyzet által értett nyelv, gyártó által meghatározva. Ez tartozhat a Felhasználói Dokumentációhoz is, de annak nyelvétől független és annak nem kötelező eleme.

Amennyiben a gépek dokumentációival kapcsolatban kérdései vannak, segítséget, támogatást igényel, a Kapcsolat menüpont segítségével elküldheti. A Letöltések menüben további jogszabályok, tartalmi kivonatok, követelménylisták, nyilatkozati minták, dokumentáció-, gép- és szabványlisták, valamint további hasznos dokumentumok találhatóak.